Kassenbuch - Fragen und Antworten (FAQ)

Hilfe | Fernwartung (kostenpflichtig) | Flyer Kassenbuch

Installations- und Startprobleme	Installation auf einem Netzlaufwerk
10 Kassenbücher, Netzwerk und Fremdwährungen	Buchungstexte, Kontorahmen, Vorlagen
Lizenzvergabe / Freischaltung / Drucken	Datenübernahme auf neuen PC
Datensicherung / Rücksicherung	GoBD - Datenänderung, Stornierung, Sicherung
WINDOWS 7 - 11 und Internet Security	Datenübergabe DATEV \| Datenimport aus CSV-Datei
Drucker-Probleme ab Windows 10	Fehlermeldungen / Datenbanküberprüfung
Umstellung der Mehrwertsteuer

Allgemein / Updates

Bekomme ich mit der Bestellung eine CD-ROM und ein Handbuch?
Aktuelle Versionen finden Sie immer hier im Internet. Auch das Handbuch (Hilfe) wird hier aktualisiert und kann ausgedruckt werden. Nur bei Bestellung einer CD oder einem USB-Drive erhalten Sie einen Datenträger.

Wie können wir Ihre Hotline telefonisch erreichen?
Supportanfragen können Sie unter Support stellen und werden an Werktagen per E-Mail innerhalb von Stunden bearbeitet. Sollte ein Problem schwer oder nicht per E-Mail lösbar sein, so erreichen Sie uns unter den angegebenen Rufnummern und Zeiten (siehe Kontakt). Fernwartungen und weitere Dienstleistungen werden nach Aufwand berechnet.

Habe ich die Möglichkeit kostenlos auf Updates zuzugreifen?
Ja. Aktuelle Informationen zu Updates und Upgrades (neue Programm-Hauptversion) finden Sie unter Update.

Installations- und Startprobleme

Das Kassenbuch lässt sich nach dem Download nicht installieren.
Sie besitzen Administrator-Rechte zum Installieren von Programmen?
Überprüfen Sie die lokal gespeicherte Datei kb_setup.exe auf Ihre richtige Dateigröße. Startet das Setup nicht, wiederholen Sie den Download. Führen Sie die Installation nicht von der WEB-Site durch, sondern speichern Sie kb_setup.exe direkt auf Ihrer Festplatte (z.B. unter c:\Eigene Dateien\..) und führen Sie von dort aus (Doppelklick).

Das Kassenbuch lässt sich nach erfolgreicher Installation nicht starten.
Sie besitzen Administrator-Rechte zum Ausführen von Programmen?
Der Programmstart wird einmal unter Start\Programme\Kassenbuch und als Verknüpfung auf dem Desktop abgelegt. Gelingt der Start unter beiden Einträgen nicht, so starten Sie den Windows - Explorer und wechseln in Ihre Kassenbuchverzeichnis (Standard = c:\Kassenbuch..). Hier finden Sie die Datei kassenbuch.exe, die Sie bitte starten. Funktioniert das Kassenbuch jetzt, so sind Ihre Programmverknüpfungen nicht korrekt.

Auf dem Desktop oder unter Start\Programme.. klicken Sie bitte auf dem Kassenbucheintrag die rechte Maustaste und wählen Eigenschaften. Hier müssen folgende Eintragungen enthalten sein:

Ziel: "c:\Kassenbuch_Vx\kassenbuch.exe"
Ausführen in: "C:\Kassenbuch_Vx"

Gegebenenfalls korrigieren Sie diese Einträge. Sollte dies nicht zum Erfolg führen, so deinstallieren Sie das Kassenbuch (Systemsteuerung / Software) und installieren es erneut. Bitte beachten Sie dabei auch die Hinweise unter Installation des Kassenbuches.

Tipp: Suchen Sie die Datei "Kassenbuch.exe" mit dem Explorer. Gerade nach einer Updateinstallation wird versehentlich nicht in das vorhandene Verzeichnis installiert. Anschließend existieren zwei Kassenbuchverzeichnisse. Das richtige besitzt die Datei vfp9r.dll, die zum Start benötigt wird. Im zweiten liegen nur die Updatedateien, die Sie nun alle in das erste Verzeichnis kopieren. Dieses Verzeichnis kann nach dem Kopieren gelöscht werden. Nach der Korrektur der Starteinträge (siehe oben) können Sie das Kassenbuch wieder starten. Zur Kontrolle kann man auch über den Explorer die Startdatei Kassenbuch.exe starten.

Installation und Zugriff auf ein Netzlaufwerk

Unser Kassenbuch ist eine Einzelplatzlösung und keine Mehrplatzversion.
Dennoch ist es natürlich möglich das Kassenbuch auf ein Netzlaufwerk zu installieren und von dort zu starten. Dies funktioniert auch von mehreren Arbeitsplätzen im Netzwerk. Gleichzeitig kann aber immer nur eine Benutzer das Kassenbuch bearbeiten.

Bei mehreren Kassenbuchinstallationen wird das Programmverzeichnis einfach geändert und z.B. als F:\Kassenbuch_xx\ bei der Installation angelegt.

Lizenzvergabe / Freischaltung / Drucken

Kann ich mein Kassenbuch auf zwei PCs installieren und mit der Datensicherung (Rücksicherung) die Daten austauschen?
Ja, allerdings müssen Sie dazu eine Zusatzlizenz erwerben - siehe Bestellung.

Ich habe einen neuen PC oder habe meinen PC neu eingerichtet. Nachdem ich das Kassenbuch installiert habe, ist die Lizenznummer nicht mehr für die Freischaltung der Vollversion gültig. Was nun?
Sie erhalten unter Angabe Ihrer Kunden- bzw. Rechnungsnummer per Mail eine "Neue Lizenz".

Ausdrucke des Kassenbuches können als Vorschau oder auf einem Drucker erfolgen. Vor dem Ausdruck auf einem Drucker können Sie abweichend von ihrem Standarddrucker auch einen anderen Drucker wählen oder z.B. Einstellungen wie Duplexausdruck anpassen. PDF-Dateien können mit installierten PDF-Datei-Druckern erfolgen. Hier kann z.B. der kostenlose "Foxit-Reader" oder andere Programme (PDF24, PDF-Creater..) genutzt werden.

Datenübernahme auf neuen PC

Fertigen Sie eine aktuelle Datensicherung an Ihrem alten PC auf einen externen Datenträger an. Auf dem neuen PC installieren Sie die aktuelle Demoversion (bei vorhandener älteren Version müssen Sie noch einmalig das Upgrade bestellen - z.B. von Version 10 auf 11) und übernehmen die Daten aus der Datensicherung. Über "Neue Lizenz" fordern Sie eine kostenlose Lizenz an und schalten die Vollversion des Kassenbuches wieder frei. Sind alle Daten übernommen und kontrolliert worden, deinstallieren Sie das Kassenbuch auf dem alten PC. Für die Nutzung auf beiden Geräten ist eine Zusatzlizenz erforderlich!

10 Kassenbücher, Netzwerk und Fremdwährungen

Mit dem Kassenbuch (Einzelplatzversion) können gleichzeitig 10 Kassenbücher verwaltet werden. Jedes Kassenbuch verwaltet eine Kasse und wird auch nach Monats- und Jahresabschlüssen immer weiter geführt. Sollen mehrere unterschiedliche Kassen von einer Kassenbuch-Installation aus verwaltet werden, so können die weiteren (2-10) Kassenbücher benutzt werden. Für mehrere Standorte mit Kassen wird auch jeweils eine weitere Installation (Lizenz) unseres Kassenbuches benötigt. Die Installation kann auch auf einem Netzlaufwerk erfolgen. Von dort können auch mehrere Benutzer das Kassenbuch starten. Allerdings nur nach einander und nicht gleichzeitig.

Standorte

Jedes Kassenbuch kann für die Währung 1 oder 2 lt. Grundeinstellungen eingestellt werden. Reichen diese 2 Währungen nicht aus, so kann die Währung in den Einstellungen auch entfernt werden ("EUR" oder "CHF" wird zu " "). Anschließend erscheint in den Masken und Ausdrucken keine Währung mehr. Die Kassenbuch-Bezeichnung sollte in diesem Fall dann in z.B. "Kassenbuch CHF" umbenannt werden. Dies funktioniert zu jeder Zeit, da die Werte nicht verändert werden (keine Währungsumrechnung).

Buchungstexte und Kontorahmen als Vorlagen

Beim ersten Programmstart (Länder- und Buchungstextauswahl), sowie später unter "Einstellungen" können verschiedene Buchungstextvorlagen zum Buchen im Kassenbuch ausgewählt werden. Die ausgewählten Kontorahmen können individuell ergänzt und angepasst werden. ACHTUNG! Beim erneuten Import einer Vorlage werden persönliche Anpassungen wieder überschrieben.

Folgende Auswahl steht für den Import zur Verfügung:

Kontorahmen_einfach_D.pdf (Deutschland)

Kontorahmen_einfach_A.pdf (Österreich)

Kontorahmen_SKR03_D.pdf (Deutschland)

Kontorahmen_SKR04_D.pdf (Deutschland)

Kontorahmen_SKR07_A.pdf (Österreich)

Wie in den PDF-Dateien dargestellt, können die angepassten Kontenrahmen unter der Buchungstextauswahl jederzeit in gleicher Weise in der zuvor gewählten Sortierreihenfolge als Bericht ausgedruckt werden. Eine Weitergabe von einmal angepassten Buchungsdateien an weitere Arbeitsplätze, Niederlassungen oder Mandanten ist jederzeit über das Programm-Menü: Daten - Buchungstexte exportieren und Buchungstexte importieren möglich. Beim Import werden alle vorhandenen Buchungstexte überschrieben!

Für eine einmalige Übernahme von bereits vorhandenen Buchungstexten (angepasster Kontenrahmen für die Kassenbuch-Buchungen) aus anderen Dateien (TXT, CSV, Excel usw.) können uns Beispieldateien per E-Mail zugesandt werden.

Datensicherung / Rücksicherung

Mit der integrierten Datensicherung unter Extras können Sie jederzeit Datensicherungen anlegen. Wählen Sie für das Ziel möglichst ein externes Laufwerk und Verzeichnis. Vom Kassenbuch wird unterhalb von Ihrem gewählten Verzeichnis ein Verzeichnis "\KB_Backup_Datum_Uhrzeit\.." angelegt, in dem alle Kassenbücher und Daten gesichert werden.

Führen Sie unbedingt vor jedem Kassenbuchabschluss eine Datensicherung durch!

Für alle Datensicherungen auf unveränderbare Datenträger (WORM: CDs, Bandlaufwerke, Cloud..) und die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sind die Anwender selbst verantwortlich.

Aus dieser Sicherung (z.B.: f:\meine Kassenbuch Sicherungen\KB_Backup_2024_01_04_101107\.." (04.01.2024 10:11:07) können Sie Ihre Daten jederzeit, insbesondere bei einem fehlerhaften Ausdruck / Abschluss des Kassenbuches wieder herstellen.

Zusätzlich wird beim Beenden des Kassenbuches eine Tagessicherung im Unterverzeichnis .\Backup\. abgelegt und kann jederzeit für eine Rücksicherung verwendet werden.

Lässt sich das Kassenbuch aufgrund defekter Datenbanken (Systemabsturz) gar nicht mehr starten, so können Sie auch manuell alle Dateien aus dem letzten Sicherungsverzeichnis zurück in das Programmverzeichnis (c:\Kassenbuch..) kopieren und dabei alle vorhandenen Dateien ÜBERSCHREIBEN. Wer sich diese Schritte nicht zutraut und keinen IT-Betreuer besitzt, kann auch eine Fernwartung bestellen, bei der wir behilflich sind (kostenpflichtig).

Sie haben den Abschluss zu früh bestätigt und keinen korrekten Ausdruck?

Bei jedem Kassenbuchabschluss fertigen wir eine interne Datensicherung an, die Sie wieder herstellen können. Ab der Version 8 können Sie im Menü unter Extras alle Buchungen des letzten Abschlusses wieder herstellen. Neuere danach erfasste Buchungen bleiben dabei erhalten.

GoBD - Datenänderung, Stornierung, Sicherung

In unserem Kassenbuch kann keine Buchung gelöscht, sondern nur storniert werden. Fehleingaben können sofort bzw. bis zum Datenexport oder der Datenübergabe an den Steuerberater korrigiert werden. Mit dem Monatsabschluss sind generell keine Änderungen mehr möglich. Die betreffenden Buchungen werden gesichert, aus dem Kassenbuch entfernt und durch den neuen Kassenbuch-Übertrag ergänzt. Die Belegzuordnung (Nummerierung) und die Einhaltung des Grundsatzes "keine Buchung ohne Beleg" machen das Kassenbuch GoBD-sicher.

Mit dem monatlichen Abschluss und Festschreibung der Kassenbucheinträge stehen die Buchungsdaten nicht mehr für eine Korrektur zur Verfügung. Kassenbücher können aber für wählbare zurück liegende Zeiträume jederzeit erneut ausgedruckt werden. Für Prüfungen der Finanzbehörden werden alle Kassenbuchdaten zusätzlich automatisch bei jedem Kassenbuchabschluss in CSV- (MS Excel) und weiteren Dateien abgelegt. Der Inhalt der Dateien stimmt mit Ihren monatlichen Ausdrucken 1:1 überein. Die Dateien sollten daher nicht geöffnet oder gar geändert werden.

Die Dateien "C:\Kassenbuch\Export\kasseXX_abschlusss_Jahr_Monat_Tag_Uhrzeit.csv" werden bei jedem Monatsabschluss automatisch erstellt (XX = Kasse 01-10). Zusätzlich wird im Programmverzeichnis die vollständige "C:\Kassenbuch\kasseXX_all.csv" fortlaufend erneut generiert.

Werden keine regelmäßigen kompletten Datensicherungen des gesamten PCs ausgeführt, so sind mindestens monatlich diese Dateien auf externe Datenträger für Prüfungen zu sichern. Die im Kassenbuch integrierte Datensicherung kann hierzu wie auch für einen Wechsel auf einen neuen PC genutzt werden.

Für alle Datensicherungen auf unveränderbare Datenträger (WORM: CDs, Bandlaufwerke..) und die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sind die Anwender selbst verantwortlich. Weitere Informationen und unsere Konformitätserklärung finden Sie hier.

Fehlermeldungen / Datenbanküberprüfung

Fehlermeldung beim Start: "Sie haben das Kassenbuch ein zweites Mal gestartet..."
Überprüfen Sie, ob Sie das Kassenbuch tatsächlich nicht ein zweites Mal gestartet haben. Schließen Sie das Kassenbuch und Starten es erneut. Tritt die Meldung wieder auf, beenden Sie das Kassenbuch und starten die Datenbankprüfung unter Start/Programme/Kassenbuch.

Auch eine Datenträgerprüfung unter Start/Programme/Zubehör deckte schon so manchen Defekt der Festplatte auf. Starten Sie nach dem Auffinden derartiger Fehler unbedingt die Datenbankprüfung erneut. Sollte der Fehler immer noch bestehen, so können Sie A) Ihre letzte Datensicherung zurückspeichern oder B) Ihre Daten lt. nachfolgendem Punkt an uns einsenden.

Einsendung / Reparatur / Upgrade von Kassenbüchern
Sollten Ihr Kassenbuch unter Beachtung aller Hinweise auf dieser Seite immer noch nicht ordnungsgemäß laufen, so bieten wir Ihnen folgenden Service.

Öffnen Sie den Explorer und wechseln in das Kassenbuchverzeichnis, markieren alle Dateien (ohne die Dateien vfp9r.dll und vfp9rdeu !) und packen Sie (rechte Maustaste) mit 7-Zip in eine Datei mit beliebigem Namen.

Senden Sie uns diese Datei *.zip per Mail zu. Wir reparieren Ihre Daten, stellen fehlende Daten wieder her und senden Ihnen die Daten innerhalb von 24 Stunden zurück (Service-Pauschale 30,- EUR Netto)

Nach dem Entpacken in das gleiche Verzeichnis (Daten werden alle überschrieben) läuft Ihr Kassenbuch auf jeden Fall!

Achtung! WINDOWS 7 - 11

Installieren Sie das Kassenbuch mit Administratorrechten im vorgeschlagenen Installationsverzeichnis unter: c:\Kassenbuch.. und es gibt keine Probleme.

Wenn Sie ein Windows-Verzeichnis, wie unter XP: c:\Programme\Kassenbuch.. auswählen,
gibt es zwei Lösungsvarianten um Probleme mit der Benutzerkontensteuerung ab Windows Vista zu vermeiden:

Installieren Sie das Kassenbuch - starten es aber noch nicht!

Variante A:
Schalten Sie generell die neue "Benutzerkontensteuerung" aus.
(Systemsteuerung / Benutzer / Benutzerkontensteuerung ausschalten - Neustart)

Variante B:
Markieren Sie im Datei-Explorer das Verzeichnis "c:\Kassenbuch.." und drücken die rechte Maustaste. Unter "Eigenschaften - Sicherheit - Erweitert" markieren Sie den "Benutzer (PC\Benutzer)" und gehen auf "Bearbeiten" bis Sie diesem Benutzer das Recht "Vollzugriff" zugewiesen haben. Jetzt bestätigen Sie bitte alle Eingaben.

Nach der Ausführung der Variante A oder B können Sie das Kassenbuch starten. Fehlermeldungen, die durch das Ändern, Speichern oder Löschen von Daten hervorgerufen wurden, sollten jetzt nicht mehr auftreten. Wenn doch, so kontrollieren und konfigurieren Sie Ihren Virenschutz oder Internet-Security.

Admin-Rechte

Um Dateien anzulegen und mit ihnen arbeiten zu können, werden Admin-Rechte (Vollzugriff - alle Rechte) für das Programmverzeichnis und alle darin enthaltenen Dateien benötigt. Kontrolle: Dateiexplorer - Programmverzeichnis (c:\Kassenbuch..) - rechte Maustaste - Eigenschaften - Sicherheit - Bearbeiten - Vollzugriff zulassen (alle Hacken) für alle Benutzer.

Internet Security

Eine Internet Security soll Sie vor Angriffen und Viren aus dem Internet schützen. Dieser Schutz ist wichtig, sollte aber ein normales Arbeiten immer noch zulassen. Dies ist leider oft nicht der Fall.

Zum Beispiel blockiert der aktivierte Proaktive Schutz der Kaspersky Internet-Security und PURE den Datenzugriff beim Löschen von Datensätzen in unseren DBF-Datenbanken. Hier erhalten Sie bereits bei Programmstart einen entsprechenden Hinweis.

Auch Norton, Trend Micro und weitere nehmen sich das Recht heraus, unsere Programmdateien (mit oder ohne Nachfrage) zu löschen oder in die Quarantäne zu verschieben.

GDATA Internet Security

Im Downloadbereich stellen wir für diesen Fall die jeweils aktuelle Programmdatei zum Speichern in Ihrem Programmverzeichnis zur Verfügung.

Auch der Zugriff auf unsere Datenbanken (*.dbf, *.ftp, *.cdx) wird oft gesperrt und macht eine Datenverarbeitung und sogar Transaktionen unmöglich.

Bringen Sie Ihrer Internet-Security die entsprechende Regel bei:

Programmverzeichnis von Überwachungen und Prüfungen ausschließen!

Unsere Programme sind mit MS Visual Foxpro 9 programmiert und verwenden (nur wenn Sie dem auch zustimmen!) zum Senden von Fehlermeldungen die von Windows bereitgestellte cdosys.dll aus dem Windows-Verzeichnis. Es handelt sich also um keinen Trojaner oder sonst gefährliche Programmdatei mit der Sie arbeiten möchten.

Bitte lesen Sie unbedingt auch das Handbuch oder die Hilfe Ihrer Internet Security und halten auch diese immer "up to date"!

Drucker-Probleme ab Windows 10

Windows 10 sucht bei jedem Ausdruck nach neuen Druckern. Dies kann so lange dauern, dass es zu Programm-Fehlermeldungen kommt (Timeout). Hier einige Hinweise zur Fehlerbehebung:

Unter "Einstellungen - Geräte" den Schalter "Standard-Drucker von Windows verwalten lassen" auf "Aus" stellen.

Unter "Verwandte Einstellungen" - "Geräte und Drucker" (jetzt sucht das schlaue Windows viel zu lang) einen aktuellen Windows 10 Druckertreiber installieren und eine Standard-Schnittstelle (LPT1, USB, IP..) verwenden.

Möglichst keine Hersteller-Tools (Printjob-Verwaltung usw.) installieren, eher einen Standard-Windows 10 Drucker verwenden.

Umstellung der Mehrwertsteuer

Die Umstellung der Mehrwertsteuer erfolgt in den Grundeinstellungen nach einem Monatsabschluss und der Datenübergabe an den Steuerberater (DATEV) zum 30.06.2020 und 31.12.2020. Die neuen Mehrwertsteuersätze 16 und 5 % werden hier zusätzlich angelegt. Wird keine DATEV/Steuerberater-Datenübergabe ausgeführt, sind keine weiteren Schritte zu beachten.
Siehe Anleitung MwSt.-Umstellung (PDF) und Beispiel-Exportdatei EXTF_Kasse_47110_01_2020_06_25_133209.csv

ACHTUNG! Vor der erneuten DATEV-Übergabe zum 31.07.2020 muss spätestens das aktuelle Kassenbuch-Update (Version 10.40.) installiert werden.

Wir haben die Schnittstellenerweiterungen der DATEV vom 19.06.2020 umgesetzt.

Wir empfehlen den Monatsabschluss und die Datenübergabe 06/2020 erst auszuführen, wenn sicher ist, dass keine "Nachzügler" mehr mit alten Mehrwertsteuersätzen eintreffen.